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당신의 비즈니스 감각을 자극하는 금주의 비즈스킬 씽킹 스토리입니다.

오늘도 어김없이 고객들의 차가운 시선 속에 프레젠테이션이 진행되었다.

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매섭게 노려보는 고객의 눈초리는 10분이 채 지나지 않아 졸린 눈으로 바뀌고, 알아듣고 있는지 못 알아 들었는지 중구난방 나조차도 알 수 없는 논리 없는 말만 늘어놓고 있다. 프레젠테이션이 끝나고 고객의 후기를 받으면 언제나 우울한 말들뿐.. 도대체 무엇이 문제일까? 왜 사람들의 마음을 얻지 못할까? 근래 문서 스킬 관련 강의를 하다보면 직장인의 대부분이 이런 문제로 스트레스를 겪고 있다. 직장 상사에게 보고하는 문서, 외부에 제안하는 문서, 고객에게 정보를 전달하는 문서 등 비즈니스에서는 빠질래야 빠질 수 없는 커뮤니케이션의 대표 수단이라고 할 수 있겠다. 그러나 어떠한 문서를 막론하고 문서의 핵심을 중요하게 생각해야 한다. 상대방에게 먹히는 문서의 조건은 여러 가지가 있을 수 있겠지만, 그 중 가장 중요한 핵심이 되는 것은 “눈에 보이는 문서“라고 할 수 있겠다. 눈에 보이는 문서라는게 어떤 의미인지 바로 와 닿지 않는다면 중학교 2, 3학년 쯤 되는 학생에게 자신이 생각하고 있는 비즈니스 모델을 문서로 설명해야 하는 상황이라고 생각해 보자. 일단 무슨 말을 어떻게 해야 할지 답답해질 것이다. 중학생에게는 눈높이를 맞추어 설명해야 메시지를 이해할 수 있기 때문이다. 그들에게는 통하지 않는 5가지 금기 사항이 있다.
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첫 번째, 내부에서 많이 쓰는 비즈니스 전문 용어를 남발하지 말라!

많은 비즈니스 인들이 자가당착으로 쉽게 오류를 범하는 부분이 바로 이 부분이다. 전문 용어를 사용하면 남들이 유능하게 보거나 지식인으로 보겠지라고 생각하는 것은 나만의 착각일 뿐이다. 천진난만한 중학생의 눈에는 전문 용어를 쓰는 당신의 모습이 홀연 존경스럽게 느껴질 수도 있지만, 고객에게는 통하지 않는다. 고객은 곧 짜증을 내거나 귀를 닫아버릴 것이다. 촉수엄금, 입수엄금이라는 한 번 더 생각하게 만드는 용어보다는 “만지지 마시오“, “물에 들어가지 마시오“와 같은 바로 바로 흡수할 수 있는 용어 선정이 중요하다.
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두 번째, 문서에 내 욕심을 비워라!

신입사원들의 문서나 초보들의 문서를 보면 한 문서 안에 빼곡히 가득 차 있는 문서를 비일비재하게 보았을 것이다. 누구를 막론하고 인내심이 좋다는 도인을 모셔오더라도 참을 수 없을 것이다. 그렇기 때문에 고객은 보는 데에서는 읽어 보는 척 하겠지만, 안보는 데에서는 휴지통 신세를 면치 못할 것이다. 무조건 많이 담는다고 해서 노력이 가상하구나라고 인정해 줄 것이라고 생각하면 차라리 옛 어린 시절 깜지(꽤알 같은 글씨로 종이 가득 빼곡히 쓴 연습장)를 써서 제출하는 것이 더 열심히 했다라는 티는 낼 수 있을 것이다. 하지만 그 문서를 읽어볼 것이라는 환상은 일찍이 버리는 것이 좋다. 문서는 직접적인 대화를 하지 않고도 상대방에게 하고 싶은 메시지를 전달할 수 있는 도구이기 때문에 무엇보다도 한 눈에 핵심 흐름이 잘 표현 되는 것이 중요하다. 한눈에 잘 보이는 문서에는 최소한의 텍스트, 텍스트 보다는 이미지와 같은 비쥬얼이 훨씬 잘 보일 수 있는 것이다.
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세 번째, 한 슬라이드에는 한 메시지만 담아라!

필자 역시 보고서, 기획서, 사업 제안서, 투자 제안서, 입찰 문서 등 수 많은 문서들을 접한다. 그러면서 안타까운 것이 두 번째 메시지에서 언급했듯, 하고 싶은 말이 너무 많아 이것도 크고 저것도 커서 어떤 문장이 핵심 메시지인지 헷갈릴 때가 한 두 번이 아니다. 하고 싶은 말이 있다면 한 슬라이드 안에 여러 메시지를 몽땅 표현하려 하지 말고 그 다음 장에 쓰는 것이 현명하다. 무조건 기억하라! 한 슬라이드에는 중요한 한 메시지만이 존재하고 나머지는 그 메시지를 보좌하는 이미지나, 도표, 차트, 텍스트로 부가적인 설명을 할 수 있게표현해야 한다는 것이다.

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네 번째, 문서에 스토리를 담아라!

옛날 옛날에 토끼와 거북이가 살았는데,, 거북이가 결국 이겼는데, 토끼는 잠시 거드름을 피우며 늦잠을 잤고, 거북이는 토끼보다 걸음이 느려서 엉금엉금 기어갔는데, 토끼는 그 제서야 자신이 얼마나 어리석은 행동을 했는지 깨닫게 되었답니다. 라는 동화를 들으면 도무지 무슨 말을 하는 것인지 그래서 원인이 무엇이고 결과가 어떻게 전개가 되었는지 내용을 봐서는 알 수가 없다. 이렇듯 글의 논리적인 순서가 없다면 제 아무리 간단한 동화 이야기도 쉽게 이해가 되지 않는 것이다. 말을 하는 것도 마찬가지이다. 앞뒤 논리가 명확하지 않고 뒤죽박죽이라면 두서가 없는 무지한 사람으로 낙인찍히기 십상이다. 문서의 흐름을 표현하기 위해서는 전반적인 하나의 큰 흐름이 명확히 서야한다. 보통 문서 작업을 할 때에 흐름을 명확히 설정해 놓지 않으면 한 장 두 장 써 내려가다가 삼천포로 빠지기 쉽다. 정말 머릿속의 구상만으로도 일사천리 서술이 가능한 프로가 아니고서야 스토리를 머릿속으로만 담아 두는 것 또한 위험한 일이다. 사람의 생각은 한 순간에도 부침개 뒤 짚듯 바뀔 수 있기 때문에 간단하게 라도 흰 백지에 스토리를 간단하게 정리해 보는 것이 좋다.

또한, 스토리는 언제나 원인과 결과가 중요하다. 모든 주장과 의견에는 그에 합당한 근거가 있어야 상대방이 수긍할 수 있듯이 문서에 내가 하고자 하는 메시지를 담기 위해서는 사실적인 근거가 있어야 한다. 제 아무리 목소리 크고, 힘이 센 장수라도 비즈니스에서는 통하지 않는다. 다만 논리만이 인정될 뿐이다. 비즈니스 문서 작성도 마찬가지이다. 상대방이 들어주길 바라는 메시지가 있다면, 그 이야기를 왜 들어야 하는지, 왜 꼭 그래야 하는지 합당한 근거를 앞에 서술하라.
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다섯 번째, 비유와 예시를 들어 이해를 증폭시켜라!

철학서나 법전 같은 책을 보면 도무지 어려운 말들과 어려운 단어들로 쉽게 읽히지 않는다.
불면증이 있는 사람이라면 고전서를 머리맡에 두고 잠이 오지 않을 때 읽어보면 효과를 볼 수 있다는 말을 하듯이 사실을 서술한다고 해서 정말 정자 그대로만 표현한다면 누가 그 문서에 흥미를 느끼겠는가? 중학생들은 어려운 설명을 이해하기 보다는 충분히 공감될 수 있는 사례 혹은 대상에 빗대어 설명 해 주면 훨씬 더 쉽게 받아들인다. 그렇다면 이해하기 쉽기 위해 비즈니스 문서에 은유법과 과장법을 남발하기도 한다는 말인가?라고 오해하는 사람들이 있을 것이다. 분명 비즈니스 문서는 허구성을 띄게 되면 그만큼 상대방이 신뢰를 할 수가 없기 때문에 우리는 사실적인 현상을 가지고 사람들이 공감할 수 있는 설례나 사례를 인용하는 것이다.
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지금까지 비즈니스 문서를 어떻게 써야만이 경쟁력을 갖을 수 있는지 방법적인 부분을 이야기 했지만, 다시 한번 가장 중요한 핵심을 정리하자면 문서는 직접적인 커뮤니케이션을 대체하기도 하고 보좌하기도 하는 도구로써 상대방에게 잘 보이게끔 잘 이해하게끔 표현할 수 있는 것이 바로 경쟁력이라고 말할 수 있겠다. 말의 수준을 맞추기가 난해하다면 중학교 3학년 학생에게 설명하듯이 바로 Keep it Simple & Stupid 하게 써라! 어떤 문서를 막론하고 끌리지 않으면 읽고 싶지 않고 보고 싶지 않을 것이다. 그러나 상대를 유혹하듯 매료시키는 글을 쓴다면 상대는 설레임이란 감정으로 당신의 문서에 빠져들게 될 것이다.
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비즈니스 교육 담당 & 커뮤니케이션 컨설턴트_강신정
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www.bizskill.co.kr


왕호동	저는 아직 스토리를 쓰는 단계가 아닙니다. 그저 위의 글처럼 해야 하는구나 라고 느낄 뿐입니다. 아기들이 걸음마를 배우고 걷기 시작하듯이, PPT사용부터 조금 익숙해지고 그래야 할 것 같습니다. 요즘 입사후 처음으로 경영평가보고서 작업을 전부는 아니지만 제 업무분야를 작성하고 있는데 아주 죽을 쑤고 있습니다. 조금씩 나아지기를 바라며...

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