문서의 가독성과 끌어당김의 법칙

기나긴 설 연휴가 지나고 명절 후유증으로 고생하는 마음 다 똑같고, 앞으로의 2012을 새롭게 도약하는 시점은 두려움반 설렘반이 된다. 지난해 정신없이 바쁘게 지내오면서 미뤄둔 회사소개서 작업부터 신규 클라이언트 영업을 위한 제안서들도 새롭게 준비하는 것이 중요하다.

그러나 결코 쉽지 않은 일이다. 문서 작업에서 가장
어려운 일은 이미 만들어 놓은 문서에 다시 손을 데는 일이다. 차라리 처음부터 시작하면 자신이 쓰고자 하는 방향데로 과감하게 써 내려갈 수 있겠지만 이미 만들어진 문서는 중간 중간을 새로 바꾸는 보수 작업이기 때문이다. 사장님은 새로운 느낌의 회사소개서를 주문하지만 쓰는 사람의 입장에서는 막막한 일이다. 결국 군더더기만 잔뜩 붙여놓고 사장님께 보고 들어가니 불호령이 떨어지는 것이다.




어떻게하면 문서의 가독성을 높이는 관심을 증폭시키는 제안서를 만들 수 있을
까?




우선 첫번째로 할 일은
가지고 있던 문서에 연연하지 말고 과감하게 문서를 새롭게 작성하라.
기존 문서를 활용하여 수정보완 하는 것은 좀더 쉬울 수 있지만 쉬운 방법이 좋은 것은 아니다. 오히려 있는 것을 어설프게 수정하는 것보다 새로운 패턴과 레이아웃으로 써 내려 가는 것이 속 편하다.




두번째는 파워포인트를 다루기 전에 스토리라인을 구상하는 것이 중요하다.
아무 생각없이 파워포인트 첫장을 열게되면 무엇부터 써 내려가야 하는지 막막하기만 하다. 언제나 문서를 쓰기 전 가장 먼저 할 일은 스토리라인의 설계과정이다. 머릿 속에 그려내지 말고 한장의 종이에 스토리 보드를 짜듯 서론부터 결론부까지 어떤 흐름으로 전개 해 나갈 것인지 목차와 목차 별 핵심 메시지를 써 보는 것이다.




세번째, 디자인 신경쓰지 말고 스토리라인부터 슬라이드에 얹혀라.
문서를 쓸때 어떤 부분으로 시간을 많이 소요하는가? 대부분이 디자인에 많은 시간을 허비한다고 말한다. 그리고 내가 문서를 못쓰는 이유는 디자인의 문제다.라고 생각한다. 그러나 정말이지 핵심은 디자인이 아니라 내용이다. 아무리 현란한 색과 디자인으로 문서를 연출해도 내용이 부실하면 쓸모가 없다. 아주 가끔 문제의 근본을 보지 못하는 관리자가 디자인을 가지고 나무라는 경우도 있긴하다.




말 잘하는 사람, 이론보다 행동이 앞서는 사람, 교과서보다 실무를 중시하는 비즈니스 사회에서는 문서는 주체가 될 수 없다. 그 주체는 자기자신이 되어야 하고 문서는 주체를 보좌하는 보조 수단이 되어야 한다. 결국 생각해보면 말 못하는 사람이 문서 디자인만을 탓하는 것은 아닌지..







문서는 보조 수단인 만큼 화자의 말을 보조하는 시각자료로서의 군더더기 없는 문서로 표현될 수 있을 때 그 역할을 제대로 할 수 있을 것이다.











컬럼니스트_강신정(02-322-9921)